Conditions Générales de Vente

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE (C.G.V.)

applicables à l'ensemble des prestations

Version 1.4 du 19 décembre 2025

PRÉAMBULE

Patricia Hollenstein E.I., immatriculée sous le SIREN 512 709 460 et dont le siège social est situé à Nice
(ci‑après « Sophia Voix »), conçoit, organise et propose des prestations d’accompagnement destinées aux professionnels du secteur des arts, du spectacle et des médias, aux salariés d’entreprises, ainsi qu’aux travailleurs indépendants et aux particuliers.

Toute commande implique l’acceptation sans réserve, par le Client, des présentes Conditions Générales de Vente (CGV).

Sauf dérogation formelle et expresse de « Sophia Voix », ces conditions prévalent sur tout autre document fourni par le Client, y compris les conditions générales d’achat, sauf accord ou stipulation particulière dérogatoire explicitement mentionnée dans la convention de formation ou, le cas échéant, le devis.
La convention (formation), le devis, le bulletin d’inscription, ainsi que les CGV dûment remplis et signés constituent ensemble un tout indivisible.

Tous les autres documents de « Sophia Voix » (fiche tarifaire, site Internet, prospectus, flyers, etc.) n’ont qu’une valeur indicative. Le fait que « Sophia Voix » ne se prévale pas, à un moment donné, d’une disposition des présentes ne saurait être interprété comme une renonciation à pouvoir s’en prévaloir ultérieurement.

1. Inscription

1.1 Modalités de pré-inscription

Le Client peut se pré‑inscrire par téléphone et finaliser son inscription par courriel à l’adresse info@sophiavoix.com

1.2 Proposition de parcours

Après un entretien de positionnement préalable, nous transmettons au Client, par voie électronique ou postale :

• une proposition de parcours accompagnée, le cas échéant, d’un planning prévisionnel à valider ;
• les délais d’accès, les documents réglementaires requis, un bulletin d’inscription et/ou un devis ;
• selon le cas, une convention simplifiée (formation).

1.3 Retour des documents

Pour être validés, ces documents doivent être retournés à « Sophia Voix », :

• dûment remplis, tamponnés, datés et signés par le Client ;
• dans le cas d’un Client indépendant ou particulier, un accord de validation par retour de courriel pourra être demandé.

1.4 Confirmation de l’inscription

L'inscription est considérée comme définitivement confirmée dès réception :

• du bulletin d’inscription et/ou de la convention simplifiée de formation ;
• ou du devis mentionnant l’acceptation des présentes CGV, dûment complétés et signés, accompagné, le cas échéant, du versement d’un acompte pour finaliser l'inscription au parcours choisi.

1.5 Planning prévisionnel

Une proposition de planning détaillé est établi et envoyé au Client à l’adresse postale et/ou électronique indiquée. Ce document précise et formalise :

• les modalités (présentiel ou distanciel) ;
• les dates et horaires des séances convenus ;
• le plan d’accès et, le cas échéant, les modalités spécifiques d’accessibilité pour les participants en situation de handicap.

Les dates de début et de fin indiquées définissent la période de validité de la prestation.

1.6 Documents complémentaires pour les formations

• Formation présentielle : le planning est accompagné d’une description du déroulé du programme module par module. Le participant doit signer une feuille d'émargement, indispensable au suivi administratif.
• Formation à distance : le participant réalise les travaux en ligne et indique son nom et prénom sur la plateforme utilisée.

2. Fiche tarifaire — Paiement

2.1 Régime fiscal

« Sophia Voix » bénéficie d’une exonération de TVA ; toutes les factures sont donc émises TTC.

2.2 Tarification dégressive

Le Client peut obtenir une tarification dégressive lorsqu’il inscrit plusieurs participants à plusieurs prestations différentes.
La demande doit être adressée par courriel à info@sophiavoix.com

2.3 Prix indicatifs

• Les prix sont indiqués en euros (€) hors taxes.
• Ils correspondent à ceux figurant sur la fiche tarifaire en vigueur, le devis ou la convention signée pour les prestations spécifiques.
• Les prix peuvent être révisés en cas de variation économique ou d’adaptation aux conditions locales de réalisation.
• Les frais d’animation et les supports de cours remis à chaque participant sont inclus.

2.4 Frais complémentaires

• Certains documents (publications, livres, etc.) peuvent faire l’objet d’une facturation supplémentaire.
• Les frais d’inscription, le temps et les frais de déplacement, de location de salle, d’hébergement et de restauration ne sont pas compris dans le prix des prestations.

2.5 Modalités de paiement - Formations

• Sauf dispositions particulières, le règlement s’effectue comptant, sans escompte.
• Un acompte de 30 % du prix total doit être versé avant le début de la prestation.
• Le solde est facturé au prorata temporis, selon la durée réelle de la formation, et payable par virement bancaire ou, le cas échéant, par chèque à l’ordre de Patricia Hollenstein/SOPHIA VOIX.

2.6 Subrogation ou prise en charge partielle

• Si le paiement provient d’un tiers financeur, le Client doit vérifier que le versement destiné à couvrir la prestation a été effectué.
• En cas de prise en charge partielle, la part non couverte est facturée directement au Client.

2.7 Modalités de paiement – Autres prestations

le Client effectue le règlement du prix de la prestation, comptant et sans escompte, comme suit :

• Un acompte de 30 % du prix doit être versé au moins 4 jours ouvrables avant le début de la prestation.
• Le solde s’échelonne selon un calendrier convenu (dévis/facture) et est payable par virement bancaire ou chèque à l’ordre de Patricia Hollenstein/SOPHIA VOIX.

2.8 Pénalités de retard

• Toute facture impayée à l’échéance portera, de plein droit, des intérêts au taux de la BCE à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 %.
• En cas de défaut de paiement d’une seule échéance, l’intégralité des sommes dues devient immédiatement exigible.
• Les factures récupérées par nos services contentieux sont majorées d’une indemnité forfaitaire de 40 € (article 121‑II de la loi n° 2012‑387 du 22 mars 2012, décret n° 2012‑1115 du 2 octobre 2012).
• Les frais encourus en cas de rejet d’effet de paiement sont également facturés au Client.

2.9 Acceptation des CGV

De convention expresse, la signature du devis ou du document (lettre ou courriel) par le Client vaut acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente, que le Client déclare avoir lues et comprises.

3. Remplacement — Annulation

3.1 Remplacement de participants (prestation intra-entreprise)

Le remplacement d’un participant est possible jusqu’au démarrage de la prestation, sans frais, à condition d’en informer « Sophia Voix » par écrit et de communiquer, au moins quinze (15) jours ouvrés avant le début de la séance, les nom(s) et coordonnées du (des) remplaçant(s) à votre interlocuteur/trice chez « Sophia Voix ».

3.2 Modification ou report de dates à l’initiative du Client

Toute demande de modification ou de report doit pouvoir s’insérer dans la période de validité de la prestation et dépend de la disponibilité de l’intervenant·e. Le Client peut effectuer deux (2) demandes par prestation, sans frais, à condition d’en avertir « Sophia Voix » par écrit (mail ou SMS) au plus tard quinze (15) jours ouvrés avant la date concernée. Au‑delà de ces deux demandes, des frais supplémentaires seront appliqués.

3.2.1 Indexation des tarifs – Conditions d’annulation

• Annulation ≥ 30 jours ouvrables avant le début : Aucun frais n’est facturé au Client.
• Annulation entre 20 et 29 jours ouvrables avant le début : Le Client doit verser à « Sophia Voix » une indemnité libératoire équivalente à 50 % du montant de la commande annulée.
• Annulation < 14 jours ouvrables avant le début : Aucun remboursement n’est effectué. Le montant total de la prestation demeure dû.
• Non‑présentation ou participation partielle : Si le Client ne se présente pas ou n’assiste qu’à une partie de la prestation, le montant complet de celle‑ci reste exigible.

3.2.1.a Cas d’exonération

Aucun paiement n’est dû à « Sophia Voix » si l’annulation résulte :

• d’une faute imputable à « Sophia Voix » ;
• d’un évènement de force majeure ;
• du fait d'un tiers ;
• de report de la commande.

3.2.1.b Report demandé par le Client

Aucun frais n’est appliqué, sauf si la demande de report intervient moins de 10 jours ouvrés avant la session prévue ; dans ce cas, la totalité des honoraires devient exigible.

4. Responsabilité — indemnités

Le Client, l’employeur ou, le cas échéant, le participant, s’engage à souscrire, avant le lancement de la prestation et pendant toute sa durée, une assurance responsabilité civile couvrant les dommages corporels, matériels, immatériels, directs et indirects pouvant résulter de ses propres actes ou de ceux de ses préposés, tant à l’égard de « Sophia Voix », du Client que des participants.

Il s’oblige également à maintenir une assurance responsabilité civile désignant « Sophia Voix » comme assuré additionnel pour tout dommage causé à des tiers du fait de ses préposés. Cette assurance devra comporter une clause de renonciation à recours, afin que « Sophia Voix » ne puisse être poursuivie ou mise en cause.

5. Droit de contrôle de « Sophia Voix »

Si, pour des raisons pédagogiques, le nombre de participants à une prestation s’avère insuffisant, « Sophia Voix » se réserve le droit d’annuler la prestation au plus tard quatorze (14) jours ouvrables avant la date prévue. Les frais déjà acquittés seront intégralement remboursés ou, à la demande du Client, convertis en avoir.

« Sophia Voix » peut également reporter la prestation, changer le lieu, modifier le contenu du programme ou remplacer un·e intervenant·e lorsqu’une circonstance indépendante de sa volonté l’y contraint.

Sans aucune indemnité, « Sophia Voix » se réserve le droit :

- de refuser toute inscription d’un Client dont les paiements sont en retard ;

- de refuser l’accès à toute personne invitée qui n’aurait pas réglé les sommes dues (acompte, frais d’inscription, etc.) ;

- d’exclure, à tout moment, tout·e participant·e dont le comportement perturbe le bon déroulement de la prestation, contrevient gravement aux présentes CGV ou au règlement intérieur ;

- d’exclure tout·e participant·e ayant fourni de fausses informations lors de son inscription, et ce sans indemnité.

6. Règlement intérieur

Le Règlement intérieur s’applique à tous les stagiaires et participants, y compris lorsque les actions d’accompagnement (coaching, conseil, etc.) se déroulent dans des locaux extérieurs mis à leur disposition. Il peut être consulté sur simple demande écrite.

7. Propriété intellectuelle

Dans le respect des droits de propriété intellectuelle attachés aux programmes, aux parcours d’accompagnement ainsi qu’aux supports et ressources pédagogiques mis à la disposition exclusive des participants dans le cadre de nos prestations, le Client s’interdit, sans autorisation expresse, préalable et écrite de « Sophia Voix » ou de ses ayants droit, de :

• reproduire, en tout ou en partie, directement ou indirectement ;
• adapter, modifier, traduire, représenter, commercialiser ou diffuser lesdits programmes, supports et ressources pédagogiques, que ce soit selon le cas à destination de membres de son personnel non participants aux prestations ou de tiers.

7.1 Clause de non-concurrence

Le Client s’engage à ne pas concurrencer directement ou indirectement « Sophia Voix ». À ce titre, il s’interdit d’utiliser, de céder ou de transmettre à un tiers, y compris à un concurrent de « Sophia Voix », les exercices, documents ou tout autre matériel fourni dans le cadre des prestations. Toute exploitation de ces éléments à des fins commerciales ou de formation pour des tiers constitue une violation de cet engagement.

8. Confidentialité

« Sophia Voix » s’engage à conserver strictement confidentielles toutes les informations qu’elle recueille dans le cadre de ses prestations, y compris celles obtenues lors de son éventuelle présence dans les locaux du Client. Elle observera la plus grande discrétion quant aux données relatives au Client dont elle aurait pris connaissance au cours de l’exécution d'une mission ou prestation pour son compte.

La présente clause de confidentialité ne prohibe pas « Sophia Voix » de mentionner le Client dans ses listes de références ni de faire état, auprès de tiers, de la mission à titre de référence, à condition que le contenu précis de la mission reste protégé, dans le strict respect de la confidentialité concernant le contenu de la mission.

9. Protection des données (RGPD)

• Les informations personnelles collectées (nom, coordonnées, historique de séances) sont traitées uniquement pour la gestion de l'accompagnement du Client dans le cadre de la prestation commandée.
• Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de ses données.

Pour exercer ce droit, il suffit de prendre contact avec « Sophia Voix » par courriel à info@sophiavoix.com

10. Droit applicable et juridiction compétente

Le présent accord est soumis au droit français. En cas de différend relatif à l’interprétation ou à l’exécution de l’une de ses dispositions, et lorsque les parties n’ont pu parvenir à un règlement amiable, le litige sera porté devant le Tribunal de commerce du siège social de « Sophia Voix ». Le même tribunal restera compétent, même en présence de plusieurs défendeurs, d’un appel en garantie, ou dans le cadre de procédures d’urgence, conservatoires, en référé ou par requête.